Las responsabilidades generales del Oficial de Cumplimiento  – Compliance Officer

Las responsabilidades generales del Oficial de Cumplimiento  – Compliance Officer parten del deber de informar sobre los posibles riesgos e incumplimientos que afectan a la organización, pero no se limitan a ello. Se trata de una función que para poder cumplir de manera eficaz y adecuada, requiere ejecutar una serie de tareas de seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación a los órganos de gobierno de la empresa.

Si bien no hay un consenso sobre todas las responsabilidades del Oficial de Cumplimiento  – Compliance Officer, que pueden variar de empresa a empresa según su organigrama y sector, sí existen unas líneas generales de actuación comunes para la función que vienen recogidas en la Norma ISO 19600. De manera enunciativa, destacan las siguientes:

Debe identificar las obligaciones a que están sujetas las empresas, tanto desde el punto de vista legal como también aquellas directrices que deriven de Códigos Sectoriales o de sus propias políticas o de Códigos Éticos. La doctrina refiere estos dos tipos de obligaciones como Hard Law y Soft Law, siendo las primeras aquellas que derivan de un mandato jurídico cuyo incumplimiento representa una infracción, mientras que las últimas son aquellas que voluntariamente decide cumplir la empresa como buenas prácticas sectoriales o de desarrollo de buen gobierno.

Debe comprender los procesos y procedimientos de la empresa, de manera que pueda integrar el desarrollo de los mismos con las obligaciones en materia de cumplimiento normativo.

Frente a los empleados, el Oficial de Cumplimiento  – Compliance Officer será el responsable de proveer o coordinar los entrenamientos continuos en materia de cumplimiento normativo, así como la figura que dará soporte en el caso de dudas sobre cómo proceder o si cierta conducta constituye o no una infracción al Compliance de la empresa.

De igual modo, es quien responderá por la adecuada comunicación del programa de Compliance a los empleados, debiendo divulgar cualquier información relevante en materia de cumplimiento a las empresas y hacer entrega del Código de Conducta y las políticas a que estará sujeto el personal.

El Oficial de Cumplimiento  – Compliance Officer deberá también contribuir en la descripción de las obligaciones de Compliance que sean inherentes a cada área o cargo dentro de la empresa, como parámetro objetivo en la evaluación de desempeño del personal.

Teniendo en cuenta que una de las principales responsabilidades del Compliance Officeres informar sobre cualquier incumplimiento, debe implementar las medidas y controles que le permitan conocer oportunamente los riesgos e incidencias, bien sea a través del personal o inferidas de la propia documentación que recaba a través de procesos internos. Ejemplo de ello son:

1. Sistema de denuncias, quejas y soporte telefónico o mediante correos electrónicos.
2. Reuniones periódicas con los responsables de procesos.
3. Informes periódicos de reporte de incidencias.
4. Mecanismos de soporte directo a los empleados que tengan dudas sobre si una conducta o no representa un riesgo, antes de ejecutarla.
5. Checkpoints y controles de procesos en los casos en que se exceda de los parámetros normales de operación en los cuales se requiera la aprobación del Oficial de Cumplimiento  – Compliance Officer (Por ejemplo: Firma de contratos que excedan determinado monto, autorización de obsequios corporativos).
6. Indicadores de desempeño y de cumplimiento de las medidas establecidas para garantizar el cumplimiento normativo y que reflejen la evolución del sistema de prevención de riesgos.

Dado que uno de los sectores que puede generar riesgos para las empresas son sus relaciones con terceras partes, es también responsabilidad del Compliance Officer identificar y atender los riesgos derivados de sus relaciones con clientes, proveedores, distribuidores y comerciales externos, así como con cualquier colaborador que pudiese ser considerado representante de la empresa. Le puede Interesar este Artículo. Prevención de Riesgos en el Sector Real.

Monitorear el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos de compliance y tomar las medidas preventivas y correctivas que garanticen su eficacia y asegurar la revisión en los intervalos planificados.

Proveer asesoría a la organización en materia de Compliance, bien sea directamente o a través de expertos externos.

Como se puede apreciar, se trata de un conjunto de responsabilidades importantes no sólo para el cargo sino que puede incidir sobre la actividad de la empresa, y es por ello que se debe garantizar que quien funja como Oficial de Cumplimiento  – Compliance Officer o conforme un Comité a tales fines, sea una persona que demuestre valores como integridad, compromiso, liderazgo, comunicación efectiva, la habilidad para insistir y convencer sobre la aceptación de sus recomendaciones y un conocimiento profundo (o el acceso a expertos en la materia) en temas de cumplimiento normativo.

Cabe destacar que el incumplimiento de estas responsabilidades puede acarrear no sólo las sanciones que establezcan la leyes de aplicación para la empresa, sino también responsabilidades personales para el Oficial de Cumplimiento  – Compliance Officer que no haya ejercido su deber de vigilancia diligentemente.

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