Debida Diligencia: respuestas transparentes a preguntas incómodas

04/11/2020

Hoy en día, toda organización que pretenda cumplir con la ley 9699 en Costa Rica y ser consecuente con su sistema de cumplimiento, debe tener claro el papel de la debida diligencia como uno de los elementos primordiales de ese sistema.

¿Qué es la debida diligencia?

Anteriormente la hemos identificado con su equivalente en inglés “due diligence”. Es propia de los procesos de fusiones y adquisiciones. Sin embargo, ha ido acuñándose para también investigar personas o empresas antes de hacer negocios con ellas.

Un proceso básico de due diligence se enfocaba en obtener datos comerciales, financieros, societarios, administrativos y hasta los relacionados con la operación/producción de una compañía. Esto con el objetivo de hacer una evaluación diagnóstico de la situación empresarial.

Este tipo de investigación se ha adaptado y ahora forma parte de las actividades habituales de compliance en las empresas. Esto por cuanto es medular saber con quién me estoy relacionando.

Proceso de cuidado

Hoy en día no basta con un acercamiento del equipo comercial para consolidar la relación comercial o con un acuerdo de palabra. Si no que se necesita verdaderamente conocer con quién vamos a trabajar por los riesgos que esto conlleva.

Sin una debida investigación podríamos asociar la empresa con otros que no comparten nuestros valores o que pueden poner en peligro su reputación. Por eso un buen sistema de cumplimiento, debe incluir formularios de ética, cumplimiento y de “conozca a su cliente/proveedor/socio” para cualquier persona que se relacione con la empresa.

Cada día más compañías evalúan a los socios de negocio antes de vincularse con ellos y, con los instrumentos de debida diligencia se establecen los parámetros de riesgo para decidir eficazmente si se inician o no relaciones comerciales y si las mismas pueden afectar negativamente a la empresa y en qué medida.

Este tipo de gestión puede parecer innecesaria para muchos empresarios, no obstante, es primordial ser consecuente con los valores y propósito de la organización, ya que si se abrazan valores y se propicia el compromiso con la ética y la transparencia, no tiene sentido promover negocios con terceros cuya trayectoria es contraria a esos compromisos.

¿Es la Debida Diligencia una práctica discriminatoria?

Los procedimientos de debida diligencia no deben ir enfocados en prejuzgar, evaluar y hasta sentenciar la ética de los terceros con los que nos relacionamos.

Estos deben ir férreamente apegados a nuestros valores y propósito, así como los riesgos que implican para ese propósito, la tolerancia o permisividad que mostremos frente a terceros que han desarrollado conductas contrarias a nuestros compromisos.

En resumen la fórmula es: “no soy quien para juzgarle, pero necesito conocerle para saber si el hecho de relacionarme con usted afectará mis valores, propósito y/o reputación”.

Para una debida diligencia enfocada, se recomiendan estos primeros pasos:

• Listado de terceros con los que actualmente existe relación comercial.
• Revise su matriz de riesgos, sus valores y su propósito, para identificar cuáles son los parámetros que necesariamente debe filtrar en terceros con los que vaya a relacionarse.
• Consultar a los terceros en las listas restrictivas y en buscadores para identificar posibles coincidencias de riesgo.
• Establezca el seguimiento en cuanto a periodicidad de los terceros con los que se relaciona, incluso podría asignarle una categoría para darle seguimiento trimestral y a otros semestral, entre otros.

Recuerde que esa frase de antaño “dime con quien andas y te diré quien eres” aplica al mundo empresarial donde una sanción o un cuestionamiento ético a una empresa puede repercutir negativamente en terceros con los que tiene relaciones comerciales.

#Compliance , #Risks International S.a.s.

Fuente: observador

Por: Raquel Artiñano