¿Dónde debe estar domiciliado un Oficial de Cumplimiento, según la normatividad Colombiana?

Contexto legal:

Una vez fue actualizada la Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017, la cual define las instrucciones sobre la manera en que se debe tratar el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, surge la Circular Externa 100-000016 de 2020, establecida por la Superintendencia de Sociedades, en la cual, se definen nuevos requisitos para los sujetos obligados a adoptar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT).

Como nuevos requisitos relevantes, y encomendados en esta circular, a quien funge en el cargo de Oficial de Cumplimiento, primero, debe contar con experiencia mínima de seis 6 meses en gestión de riesgos LA/FT/FPADM y segundo, contar con la formación en la misma materia. Sin embargo, cuando se encontraba próximo a vencerse el plazo de implementación del SAGRILAFT, el cual correspondía a fecha de 31 de mayo de 2021, en abril del mismo año, se actualizaron ciertos requisitos como los que debía cumplir una persona para desempeñar el cargo de Oficial de Cumplimiento.

Uno de los nuevos requisitos, que generó impacto, en la Circular Externa 100- 000004 del 09 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades y para lo que tiene que ver en temas SAGRILAFT, es el literal h; en este literal, se indica,
que el Oficial de Cumplimiento, debe estar domiciliado en Colombia. Desde mi experiencia como consultora de cumplimiento, evidencié como al interior de las empresas, este cambio les impedía realizar la respectiva aprobación a las actas de designación del Oficial de Cumplimiento, encontrándose estas, listas para ser aprobadas.

Lo anteriormente descrito, compete al SAGRILAFT, en cuanto al PTEE, los requisitos se encuentran definidos en la circular Externa 100-000011 de 2021, en donde lo concerniente a la ubicación del Oficial de Cumplimiento para el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, coincide con lo establecido en el literal relacionado anteriormente, es decir también debe estar domiciliado en Colombia.

Aclaración adicional de la Superintendencia de Sociedades:

Ahora bien, el pasado 08 de agosto de 2022 la Superintendencia de Sociedades definió un concepto en el cual responde el siguiente cuestionamiento: ¿Existe la posibilidad para que el Oficial de Cumplimiento designado en las empresas obligadas pueda ejercer sus funciones de manera remota?

A lo que la entidad vigilante, responde los siguientes puntos:

• “Dada la magnitud de la importancia de la labor preventiva de riesgos a cargo de un Oficial de Cumplimiento, contemplado tanto en el SAGRILAFT como en el PTEE, resulta obligatorio que éste tenga un altísimo nivel de especialidad en el conocimiento de las operaciones y en el desarrollo minucioso del objeto social del sujeto obligado a adoptar tales sistemas. Para ello, el Oficial debe conocer en detalle los procesos que se surten con ocasión del desarrollo del objeto social y sus propios objetivos, tales como compras, tesorería, proveedores, talento humano, reclutamiento, relaciones internacionales, relaciones públicas, medios, contratación y/o licitaciones entre otros, y, por lo mismo, las características concurrentes que se exigen del Oficial de Cumplimiento.”

Lo anterior, es realmente necesario ya que se evidencia, desde la necesidad de conocer los procedimientos de vinculación de empleados, clientes, proveedores y/o contratistas, con el fin de establecer y verificar el adecuado cumplimiento del procedimiento de debida diligencia el cual es una responsabilidad del Oficial de Cumplimiento tanto en SAGRILAFT como en el PTEE.      

En lo que respecta a conocer los procesos de tesorería, la Superintendencia de Sociedades, define la necesidad de identificar riesgos LA/FT/FPADM y C/ST, así como, realizar la medición y establecer los controles o medidas que permitan mitigar su probabilidad de ocurrencia.

Adicionalmente, el conocimiento de dichos procesos, permite alimentar el sistema,      para que se establezca una correcta política de manejo en efectivo, montos, responsables y manejo de la(s) caja(s) menor(es) con las que cuenta una organización.     

Y continua, la Superintendencia de Sociedades indicando respecto al punto del desarrollo de sus funciones de manera remota que:

• “Así las cosas, y teniendo en cuenta la importancia de su labor y de las funciones que desempeña, es importante que exista una inmediación total en el desarrollo de sus obligaciones que le permita el conocimiento de la actividad económica, el mercado, los canales de comercialización, la estructura organizacional, administrativa y de recursos humanos, entre otros, para que así pueda identificar plenamente y de primera mano, los riesgos a los cuales está expuesta la empresa, su manejo y mitigación, razones por las cuales se exige que esté domiciliado en Colombia.”     

Lo anterior, entendiendo la necesidad de que el Oficial de Cumplimiento, a pesar de que desempeñe sus funciones y/o responsabilidades de manera remota, tenga la posibilidad de realizar visitas en sitio que le permitan comparar lo expresado por los líderes de procesos en sesiones virtuales con lo presenciado a través de su visita. Esto, permitirá también conocer y verificar la estructura organizacional que soporta el cumplimento del SAGRILAFT y PTEE, es decir los cargos que desarrollan procedimientos tales como el de debida diligencia.     

• “Lo hasta aquí expuesto resulta suficiente para sustentar la exigencia planteada por esta Superintendencia en el sentido de que el Oficial de Cumplimiento debe estar domiciliado en Colombia, lo que garantiza que este mismo disponga de una lógica, derivada de la experiencia personal obtenida en forma directa, que le permita comprender el correcto entendimiento del sujeto obligado y las variables que rodean sus operaciones.”          

Sin duda alguna, el conocer el giro ordinario de la organización, conocer los procesos, entender el funcionamiento el negocio, sus canales de comercialización, principales clientes, proveedores, clientes nacionales e internacionales, son variables indispensables para desarrollar adecuadamente las funciones del Oficial de Cumplimiento, una de ellas el realizar reportes de operaciones sospechosas ante la UIAF, así como presentar los informes de prevención de riesgos LA/FT (informe 50) y el informe del programa de transparencia y ética empresarial (informe 52) requeridos por la Superintendencia de Sociedades. Finalmente, se concluye que la Superintendencia de Sociedades a través del OFICIO 220- 171064 DEL 08 DE AGOSTO DE 2022, no está estableciendo la obligación de que el Oficial de Cumplimiento, no pueda trabajar de manera remota, pero si hace énfasis en la obligatoriedad de conocer los procesos de la organización que le permitan entender el giro ordinario del negocio, identificar riesgos relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción y soborno transnacional en dichos procesos. 

Lo anterior, es posible realizarlo a través de reuniones con lideres de procesos, entrevistas para determinar los posibles eventos de riesgos LA/FT/FPADM y C/ST, reuniones presenciales determinadas con cierta periodicidad que le permitan al Oficial de Cumplimiento identificar nuevos riesgos, alertas, mejoras en los procedimientos ya diseñados, los cuales permitan la mejora continua del SAGRILAFT y PTEE implementado en la entidad obligada.   

Autor: 

Estefany Rua.