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¿De cuántas empresas puedo fungir el rol de Oficial de Cumplimiento SAGRILAFT y PTEE?

La Superintendencia de Sociedades, ha hecho la aclaración que aquellos Oficiales de Cumplimiento de SAGRILAFT, que estén fungiendo actualmente este rol, y/o quieran fungir como Oficiales de Cumplimiento para el PTEE, podrán hacerlo, ya que son sistemas de prevención de riesgos muy similares pero con objetivos diferentes.

Por tanto, no encontró ningún impedimento que no permitiera que el Oficial de Cumplimiento, encargado de velar  por los intereses de la prevención de los riesgos LAFT/FT/FPADM, lo haga también con los intereses de los riesgos C/ST.

La anterior aclaración la ha hecho la Superintendencia de Sociedades a través del Oficio 220-053863 del 2 de marzo de 2022, la cual busca despejar una duda planteada, por medio de una consulta que se elevó en días pasados a la Superintendencia de Sociedades acerca del cupo y el límite que tiene un Oficial de Cumplimiento, quien ejerce sus actividades frente al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y demás riesgos referentes a este.

Pues bien, es importante señalar qué frente a esta consulta, se evidencia qué quien realiza esta pregunta, es una empresa que ofrece los servicios de cumplimiento a empresas que prefieren tercerizar las funciones del rol del O.C. para el PTEE, debido a que no cuentan con la experiencia e idoneidad exigidas por la ley y las normas que parametrizan de manera obligatoria todo lo referente a la prevención de los riesgos LA/FT/FPADM y C/ST,  por lo que acuden a empresas que prestan este servicio de cumplimiento, lo cual, a su vez les facilita ejecutar los propósitos normativos de forma eficaz.    

Tercerizar el servicio de Oficial de Cumplimiento a las entidades obligadas:

Es más común y frecuente, de lo que se puede creer; puesto que por la experiencia y la amplitud de portafolio que ofrecen; abarcan muchas necesidades que han emergido a través de la implementación y actualización de la normatividad para la prevención de los riesgos LAFT/FT/FPADM y C/ST; y es por ello, que las empresas o las entidades obligadas contratan de este tipo de servicios.

Luego de ser adquirido un servicio tercerizado de cumplimiento; por una entidad obligada, por lo general y en principio, se podría afirmar que este servicio se presta para la prevención de riesgos de LAFT/FT/FPADM. 

Pero, con el surgimiento de la ley 1778 2016; y las diferentes circulares de la Superintendencia de Sociedades, como la Circular Externa No.100-000011 de 2021; que indican la implementación y regulación sobre todo lo referente al Programa de Transparencia y Ética Empresarial; aparecen interrogantes dentro del panorama de las funciones, alcances y límites sobre el desempeño de un Oficial de Cumplimiento.

Dichos interrogantes señalan específicamente; el hecho de que exista o no algún impedimento para aquellos Oficiales de Cumplimiento que actualmente ejercen actividades específicas de implementación y control de programas SAGRILAFT.

Pues bien; este interrogante ha sido una constante dentro del gremio de Oficiales de Cumplimiento desde que la Circular Externa No.100-00011 de 2021 en su punto 5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento literal e. literal (ii)., estableció lo siguiente: e. (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar; que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.” 

La Superintendencia de Sociedades, frente a este cuestionamiento, indica lo siguiente:

“A partir de lo anotado, se evidencia que no está prohibido que la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT sea designado como Oficial de Cumplimiento del Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional – Programa de Transparencia y Ética Empresarial”

Cabe anotar, que a partir de la anterior respuesta que emitido la Superintendencia de Sociedades ante el planteamiento de la consulta, es importante señalar; lo mencionado en un principio, referente a la limitación qué tendría un Oficial de Cumplimiento de una entidad obligada, qué actualmente esté ejerciendo funciones frente al programa Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LAFT/FT/FPADM, y simultáneamente pueda ejercer funciones como Oficial de Cumplimiento para el programa PTEE, por lo cual se ha dicho que no existe tal limitación.  

Por otra parte, y como segundo tema a señalar en dicha consulta, es la duda que se plantea frente a lo que señala en la Circular Externa No.100-00011 de 2021 en el mismo numeral  5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento literal e.  No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas.

Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, y frente a esta última respuesta, la superintendencia de sociedades Indica que: los “cupos” para fungir como Oficial de Cumplimiento se determinan de manera independiente para cada uno de los sistemas, pudiendo una persona natural fungir como oficial de cumplimiento de SAGRILAFT en máximo 10 empresas y como oficial de cumplimiento de PTEE en máximo 10 empresas, cumpliendo claro está con los demás requisitos establecidos en la normatividad aplicable”

Esto señala claramente; qué existe una independencia entre los cupos que asigna la normatividad al O.C; referente al riesgo que está rigiendo, lo que quiere decir que para lo que tiene que ver frente al SAGRILAFT; en cuanto a su límite de empresas a cargo no afecta los cupos que ha asignado la normatividad al PTEE; lo que significa que tercerizado o no el servicio de Oficial de Cumplimiento.

La persona que desempeñe este rol podrá responsabilizarse de gestionar los riesgos LAFT/FT/FPADM hasta de una compañía con sociedades subsidiarias; pero que no excedan las 10 empresas que indica la norma o puede que la compañía no tenga sociedades subsidiarias entonces en ese caso lo puede hacer hasta con 10 empresas diferentes si su capacidad e idoneidad lo permiten lo único que se excepciona en es que las empresas que representa el oficial de cumplimiento no puede ejercerse en empresas que compitan entre sí, por último cabe aclarar que lo mismo se aplica para el PTEE.

Autores:

Estefany Rua Meza

Diana Valencia Rodriguez

 

Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento.

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