Errores más comunes a la hora de implementar el SAGRILAFT:

El Sistema de Administración del Riesgo para la prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) es un componente esencial en el marco regulatorio de las empresas. Este sistema no solo ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones, sino que también juega un papel crucial en la protección de sus operaciones contra actividades ilícitas. Sin embargo, durante su implementación, las empresas pueden cometer varios errores que pueden afectar su eficacia.

¿Qué es el SAGRILAFT?

El SAGRILAFT es un conjunto de políticas, procedimientos y controles que las empresas implementan para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Los componentes principales del SAGRILAFT incluyen la identificación y evaluación de riesgos, la implementación de controles internos, la capacitación continua del personal y la revisión y mejora constante del sistema.

El SAGRILAFT está regulado principalmente por la Superintendencia de Sociedades en Colombia, en diciembre de 2020 la Superintendencia de Sociedades actualizó la normatividad relacionada con los riesgos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo (LA/FT) con un nuevo riesgo relacionado con el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM) – SAGRILAFT – modificando el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica con un enfoque basado en riesgos.

Este capítulo tiene como objetivo principal profundizar el enfoque basado en riesgos tanto en la supervisión de la Superintendencia de Sociedades como en la creación de políticas y matrices por parte de las empresas.

¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de implementar el SAGRILAFT?

Estos son los más comunes a la hora de implementar el SAGRILAFT según la Superintendencia de Sociedades:

1. No presentar los informes de gestión a la junta directiva o máximo órgano social.
2. No incluir inhabilidades del Oficial de Cumplimiento y sus funciones específicas.
3. No presentar a tiempo los reportes ROS y AROS.
4. No brindarle al Oficial de Cumplimiento el apoyo necesario y la tecnología adecuada para desempeñar su función.

¿Qué son los informes de gestión?

Los informes de gestión son documentos vitales que recopilan, analizan y presentan información relevante sobre diferentes aspectos de una organización. Estos informes pueden abarcar una amplia gama de temas, desde el rendimiento financiero hasta las operaciones diarias, pasando por los riesgos y oportunidades que enfrenta la empresa.

La importancia de estos informes radica en su capacidad para proporcionar a los líderes empresariales una visión clara del estado actual del negocio. Con esta información, los líderes pueden tomar decisiones estratégicas informadas que pueden tener un impacto significativo en la dirección y el éxito de la empresa. Estos informes también pueden ser útiles para identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento.

Inhabilidades del Oficial de Cumplimiento y sus funciones específicas:

Es común que las empresas no incluyan las inhabilidades y funciones específicas del Oficial de Cumplimiento en su SAGRILAFT. Esto puede ser debido a una falta de comprensión de la importancia de este rol, o falta de recursos para definir y documentar estas funciones e inhabilidades de manera adecuada.

La falta de inclusión de las inhabilidades y funciones específicas del Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT puede tener varias consecuencias negativas. 

Algunas de las funciones del Oficial de Cumplimiento son: 

• Desarrollar, implementar y mantener políticas y procedimientos internos de cumplimiento: Deben establecer las reglas y directrices que la empresa debe seguir para cumplir con las regulaciones aplicables.
• Supervisar el cumplimiento de las regulaciones aplicables: El Oficial de Cumplimiento debe asegurar que la empresa opere dentro de los límites legales y éticos.
• Identificar y evaluar los riesgos de incumplimiento: Le corresponde desarrollar estrategias para mitigar los riesgos asociados con la falta de cumplimiento de las regulaciones.
• Brindar capacitación y orientación a los empleados sobre temas de cumplimiento: Proporcionan formación y asesoramiento a los empleados para garantizar que comprendan y cumplan con las políticas y procedimientos de cumplimiento de la empresa.
• Investigar y resolver posibles incumplimientos de las regulaciones: Mantener una comunicación asertiva y colaboración con las autoridades reguladoras cuando sea necesario para resolver cualquier incumplimiento de las regulaciones.
• Mantenerse actualizado sobre las nuevas regulaciones y leyes aplicables a la industria: Aseguran que la empresa se adapte a las nuevas regulaciones de manera oportuna.
• Preparar y presentar informes periódicos sobre el estado del cumplimiento de la empresa: Informan a la dirección y los órganos reguladores sobre el estado del cumplimiento de la empresa.

Cabe resaltar que estas funciones pueden variar dependiendo de la industria y el tamaño de la empresa en la que trabajan.

¿Qué son los reportes ROS?

Es aquella operación que por su número, cantidad o características no se enmarca en el sistema y prácticas normales del negocio, de una industria o de un sector determinado y, además que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.

Un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) no es una denuncia. A diferencia de la denuncia, el ROS es totalmente anónimo, son reservados, constituye un criterio orientador y no una prueba judicial para la Fiscalía General de la Nación (FGN), no es un testimonio y no genera ningún tipo de responsabilidad. Adicionalmente, un ROS no representa una sentencia penal.

El ROS parte de una sospecha bien fundamentada por parte de los reportantes, quienes le informan a la UIAF. La UIAF genera señales de alerta el análisis de información financiera y del ROS, que se transmiten a la FGN como un criterio orientador.

¿Qué son los reportes ARO?

El Reporte de Ausencia de Reporte de Operaciones Sospechosas (AROS) es un informe que las empresas deben presentar cuando transcurra un trimestre sin que realicen un ROS. Este reporte se debe realizar ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y es una obligación tanto para el Régimen Integral como para el Régimen de Medidas Mínimas.

Apoyo y tecnología al Oficial de Cumplimiento:

Es importante que el Oficial de Cumplimiento tenga el apoyo y la tecnología necesarios para desempeñar su función ya que este rol implica una gran cantidad de responsabilidades, desde la supervisión de las operaciones de la empresa hasta la comunicación con los reguladores y las autoridades de supervisión. Sin el apoyo adecuado, el Oficial de Cumplimiento puede encontrarse con dificultades para cumplir con estas responsabilidades de manera efectiva.

En Risks International, respaldamos activamente este proceso, brindando asesoría y acompañamiento a las empresas para que puedan cumplir de manera efectiva con el SAGRILAFT y las normativas establecidas. Nuestro compromiso es contribuir a un entorno empresarial más seguro, ético y confiable.

¡Contáctenos para brindarle más información!

Por: Luisa Caicedo

Fuentes: 

Superintendencia Financiera de Colombia

https://www.ceupe.com/blog/oficial-de-cumplimiento.html

Reporte de Operación Sospechosa (ROS) – Sector Real – SAGRLAFT (compliance.com.co)

Plazos de Transición para Implementar SAGRILAFT y PTEE: Circular Externa 100-000003 de la SuperSociedades