Checklist SAGRILAFT: 8 pasos adicionales para consolidar su sistema de cumplimiento

¿Consideraba que con los primeros requisitos ya era suficiente? En el artículo anterior se abordaron algunos de los elementos mínimos exigidos por el SAGRILAFT, aquellos que permiten iniciar el camino hacia el cumplimiento. Sin embargo, si el propósito es consolidar un sistema sólido, estratégico y verdaderamente efectivo, es necesario ir más allá. El cumplimiento real no se limita a lo básico: se construye desde la profundidad operativa, la madurez institucional y la capacidad de anticipar los riesgos que afectan a la organización.

En esta segunda parte se presentan los pasos adicionales que completan el panorama. Requisitos que con frecuencia son ignorados, pero que marcan la diferencia entre contar con un documento estático de cumplimiento o implementar un sistema que funcione, se adapte y genere valor.

El objetivo es ofrecer una hoja de ruta clara para que el SAGRILAFT no solo contribuya a evitar sanciones, sino que se convierta en un activo estratégico que refuerce la reputación, la estructura operativa y la sostenibilidad de la empresa en un entorno cada vez más exigente.

Los 8 requisitos adicionales:

1. Supervisión del diseño del sistema por parte del Oficial de Cumplimiento:

El diseño del sistema SAGRILAFT debe haber estado bajo la dirección y supervisión del Oficial de Cumplimiento o, en su defecto, este debe verificar que el diseño se ajuste a los requisitos del Capítulo X. No basta con que el sistema exista: debe reflejar el criterio técnico del Oficial.

2. Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM:

Toda Empresa Obligada debe contar con una matriz que identifique, valore y clasifique los riesgos relacionados con el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Esta herramienta permite tomar decisiones informadas y establecer controles proporcionales al nivel de exposición detectado.

Una matriz actualizada y dinámica es indispensable para evitar que el sistema pierda pertinencia frente a las condiciones reales del negocio y su entorno.

3. Registro del Oficial en el SIREL (UIAF):

El Oficial de Cumplimiento debe estar debidamente inscrito en el Sistema de Reporte en Línea (SIREL), administrado por la UIAF. Este requisito garantiza la trazabilidad institucional, la capacidad de reporte oficial y la legitimidad operativa de la empresa frente a las autoridades.

4. Reportes de Gestión del Oficial de Cumplimiento:

La figura del Oficial de Cumplimiento no es decorativa: debe ejercer su rol a través de la elaboración periódica de reportes que evidencien el avance del SAGRILAFT, los riesgos identificados, las medidas adoptadas y los resultados obtenidos. Estos informes deben presentarse ante la Junta Directiva u órgano competente, según lo establece el Capítulo X.

La trazabilidad, la oportunidad y la claridad de estos reportes son esenciales para que la alta dirección tome decisiones acertadas en materia de cumplimiento.

5. Mecanismos para medir la efectividad del SAGRILAFT:

Implementar controles sin evaluar su eficacia equivale a operar a ciegas. Toda Empresa Obligada debe definir indicadores que permitan medir el desempeño del sistema: número de alertas detectadas, tiempo de respuesta, acciones correctivas, nivel de apropiación entre los colaboradores, entre otros.

La medición debe ser continua, comparativa y orientada a la mejora. Lo que no se mide, no se gestiona. Y lo que no se gestiona, puede convertirse en un riesgo crítico.

6. Divulgación del SAGRILAFT:

No basta con tener el sistema aprobado y documentado. La Empresa Obligada debe divulgar de forma clara, completa y accesible el SAGRILAFT entre sus funcionarios, partes interesadas y niveles jerárquicos. Esto no solo favorece la comprensión, también fortalece el sentido de corresponsabilidad y cultura ética.

La divulgación efectiva transforma el cumplimiento de una obligación normativa en una convicción corporativa.

7. Capacitaciones sobre prevención, autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM:

La capacitación no debe reducirse a una jornada anual ni limitarse a quienes ocupan cargos directivos. El Capítulo X exige que todas las personas vinculadas internas o externas reciban formación periódica y contextualizada sobre los riesgos, medidas de prevención y responsabilidades individuales.

Capacitar es empoderar. Y un equipo consciente es la primera línea de defensa frente a delitos financieros.

Por ello, en Risks International ponemos a disposición nuestro servicio de formación especializada a través de cursos virtuales diseñados por expertos en cumplimiento y prevención de delitos financieros. Estos programas están estructurados para que los colaboradores puedan capacitarse de forma autónoma, práctica y efectiva, accediendo a contenidos actualizados y aplicables según su rol dentro de la organización.

8. Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) o de Ausencia (AROS):

Toda Empresa Obligada debe realizar los reportes ROS cuando identifique operaciones que podrían estar relacionadas con LA/FT/FPADM, o los reportes AROS cuando no se hayan detectado operaciones sospechosas. Estos reportes deben ser enviados en los plazos establecidos, siguiendo las instrucciones de la UIAF y las disposiciones del Capítulo X.

La omisión, el retraso o el desconocimiento de esta obligación puede traer sanciones significativas y afectar seriamente la reputación corporativa.

¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de implementar el SAGRILAFT?

Estos son los más comunes a la hora de implementar el SAGRILAFT según la Superintendencia de Sociedades:

1. No presentar los informes de gestión a la junta directiva o máximo órgano social.
2. No incluir inhabilidades del Oficial de Cumplimiento y sus funciones específicas.
3. No presentar a tiempo los reportes ROS y AROS.
4. No brindarle al Oficial de Cumplimiento el apoyo necesario y la tecnología adecuada para desempeñar su función.

Lo que no debe ignorar (ni subestimar):

El cumplimiento del SAGRILAFT exige más que voluntad: requiere atención constante, recursos adecuados y conciencia institucional. Estas son algunas áreas que muchas empresas pasan por alto y que pueden marcar la diferencia entre estar preparados o vulnerables:

• La actualización permanente del sistema: Las normas evolucionan, los riesgos cambian y el entorno se transforma. Un SAGRILAFT estático pierde efectividad rápidamente. No actualizar la matriz de riesgo, los procedimientos de debida diligencia o los indicadores de gestión expone a la empresa a omisiones críticas.
• La trazabilidad documental: Sin evidencia escrita y organizada, todo esfuerzo puede parecer improvisado. Cada capacitación, reporte, control aplicado o reunión debe quedar documentada. Esto no solo facilita auditorías, también refuerza la cultura de cumplimiento.
• La formación a todos los niveles de la empresa: Capacitar solo al equipo directivo es un error recurrente. Los riesgos pueden materializarse en áreas operativas, administrativas, comerciales o logísticas. Todos deben entender qué es el SAGRILAFT y cómo actuar ante señales de alerta.
• La independencia real del Oficial de Cumplimiento: No basta con designarlo. Debe tener autonomía para alertar, intervenir y proponer ajustes. Si su voz está sujeta a jerarquías operativas o intereses internos, el sistema pierde objetividad y credibilidad.
• La conexión entre el sistema y la toma de decisiones estratégicas: Un SAGRILAFT que no influye en la elección de proveedores, socios, clientes o canales es un sistema aislado. El cumplimiento debe ser un eje transversal, considerado en las decisiones clave del negocio.
• El tiempo de reacción ante alertas o requerimientos oficiales: Detectar una alerta y no actuar con celeridad equivale a no tener controles. De igual forma, recibir un requerimiento de la autoridad y responder tardíamente puede generar sanciones.
• La cultura organizacional: Si el cumplimiento se percibe como una carga o como “papelería”, los colaboradores no lo interiorizan. Transformar el cumplimiento en parte del propósito institucional es esencial para que las medidas sean sostenibles.

Lo que sigue: cumplimiento estratégico y sostenido

Con estos requisitos ya puede evaluar con mayor profundidad si su empresa está realmente alineada con los estándares de la Superintendencia de Sociedades. Pero es importante recordar que el cumplimiento no se trata solo de responder a una norma, sino de consolidar estructuras resilientes, transparentes y confiables.

En Risks International acompañamos a las empresas en cada fase del cumplimiento, brindando soluciones prácticas, contextualizadas y alineadas con la normativa vigente. Ayudamos a construir sistemas que no solo satisfacen los requisitos legales, sino que proyectan a las organizaciones como referentes de integridad, responsabilidad y sostenibilidad ante el mercado y las autoridades.

Contamos con servicios especializados en auditoría interna, construcción de matrices de riesgo, implementación de controles, capacitación virtual para equipos operativos y acompañamiento estratégico por parte de profesionales con amplia trayectoria en prevención de delitos financieros.

El cumplimiento no es una carga; es una herramienta transformadora que protege la reputación corporativa, fortalece la estructura organizacional y permite operar con confianza en un entorno regulatorio cada vez más exigente.

¡Contáctenos y dé el siguiente paso!

Redacción: Luisa Caicedo

Fuentes: 

Superintendencia Financiera de Colombia

https://www.ceupe.com/blog/oficial-de-cumplimiento.html

Reporte de Operación Sospechosa (ROS) – Sector Real – SAGRLAFT (compliance.com.co)

Checklist SAGRILAFT: 7 requisitos mínimos que tu empresa debe cumplir para evitar riesgos